Les contrôles manuels représentent une charge importante pour les entreprises. Chaque fois qu’un nouvel utilisateur fait une demande, un employé doit examiner chaque page afin de déterminer s’il s’agit d’une carte d’identité, d’un permis de conduire ou d’un relevé bancaire. Il doit ensuite extraire les données pertinentes des documents et les saisir dans la base de données.
Ce processus n’est pas sans difficultés. La fatigue des employés favorise les erreurs et entraîne des retards de traitement, notamment pendant les périodes de forte activité. De plus, les entreprises doivent supporter les coûts élevés liés au recrutement et à la formation de nouveaux employés pour gérer l’augmentation du volume des demandes.
Enfin, les clients sont peu susceptibles d’accepter de longues attentes pour faire vérifier leur demande, surtout lorsque le processus prend plus de temps que prévu. Les opérations manuelles offrent une évolutivité limitée, et le coût nécessaire pour doubler le nombre d’employés afin de traiter deux fois plus de demandes peut devenir prohibitif pour l’entreprise.
L’intelligence artificielle transforme la manière dont les documents sont intégrés aux processus de l’entreprise. Des modèles avancés d’apprentissage automatique prennent en charge automatiquement la classification de documents en quelques secondes.
Dès qu’un fichier est téléchargé dans l’interface de l’application, le logiciel reconnaît presque instantanément son type. Grâce à des technologies telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR) et la vision par ordinateur, le programme classe les fichiers et en extrait les données sans intervention humaine.
Par exemple, le système peut identifier une carte nationale d’identité à partir de son apparence et la distinguer d’une facture de services publics, d’un certificat ou d’une fiche de paie. Il procède ensuite à l’extraction des principaux champs de données, tels que le nom, la date de naissance, la date d’émission et le numéro de série.
En accomplissant ces étapes presque instantanément, le logiciel aide les organisations à économiser du temps et de l’argent. Il garantit également que la base de données contient dès le départ uniquement des informations valides.
La mise en œuvre de l’IA ne compromet pas la sécurité du processus de vérification. Elle transfère plutôt aux systèmes automatisés les tâches simples, tout en permettant aux employés de se concentrer sur la vérification des documents nécessitant une analyse approfondie.
Les programmes avancés utilisés dans les procédures de connaissance du client (KYC) peuvent identifier les fichiers présentant des risques particuliers et nécessitant une attention spécifique.
Ils peuvent ensuite signaler ces documents aux responsables de la conformité pour examen, tout en approuvant automatiquement les autres demandes. Cette méthode, appelée traitement automatisé de bout en bout (straight-through processing), consiste à soumettre uniquement les documents présentant des anomalies à un contrôle manuel.
De cette manière, les employés se concentrent uniquement sur les dossiers complexes, tandis que le logiciel prend en charge la majeure partie des documents nécessaires à l’ouverture d’un compte client.
Cette approche permet ainsi de réduire considérablement la charge de travail pendant les périodes de forte activité, parfois de plus de 70 %. Les responsables de la conformité peuvent consacrer leur temps et leurs efforts à l’audit des documents présentant des risques ou des erreurs, plutôt qu’à la saisie d’informations basiques provenant de pièces d’identité dans les bases de données.
Lorsqu’il s’agit de systèmes automatisés, les responsables de la conformité disposent de nombreux moyens pour respecter les réglementations et les normes en vigueur.
Tout d’abord, ils peuvent concevoir des algorithmes standardisés que le système utilisera pour traiter les documents. Les instructions peuvent aller de simples règles de formatage à des contrôles avancés d’authenticité.
Par exemple, un programme peut être configuré pour vérifier si la taille et le type de police utilisés correspondent aux formats officiels.
Les algorithmes de détection des altérations peuvent également aider l’ordinateur à déterminer si un document a été modifié ou copié électroniquement.
Enfin, le système peut effectuer des contrôles croisés afin de vérifier que l’adresse et le nom indiqués sur le document correspondent aux informations fournies. Il peut également générer des alertes pour les documents dont la date de validité est dépassée, notamment les factures de services publics ou les contrats d’assurance.
De manière générale, les systèmes automatisés permettent aux organisations de détecter des tentatives de fraude subtiles qui pourraient facilement passer inaperçues lors d’un contrôle humain.
Les normes réglementaires obligent les entreprises à assurer une surveillance complète de l’identité de leurs utilisateurs. L’automatisation favorise la conformité KYC en créant des enregistrements numériques fiables et détaillés à chaque étape du processus.
Chaque fois que le logiciel traite un fichier, il enregistre l’ensemble des actions effectuées.
Le programme peut également conserver les informations relatives aux employés qui examinent les documents suspects. Ainsi, les entreprises peuvent rapidement retrouver ces données si les autorités de réglementation les demandent directement.
De cette manière, les organisations peuvent rester en conformité avec la législation, car leurs procédures KYC fournissent des preuves claires, vérifiables et documentées du respect des exigences réglementaires.
Bien que les avantages de l’automatisation évoqués jusqu’à présent concernent principalement le service de conformité, le reste de l’organisation peut également en tirer des bénéfices considérables.
Tout d’abord, l’entreprise peut améliorer ses taux de conversion en réduisant considérablement l’abandon des demandes par les clients. Les utilisateurs qui n’ont pas à attendre plusieurs jours, voire plusieurs semaines, pour obtenir l’approbation de leur demande sont beaucoup plus susceptibles de devenir des clients durables.
Les opérations deviennent également moins coûteuses pour l’entreprise, notamment par rapport au traitement manuel. Au lieu de recruter des employés saisonniers coûteux pour faire face à un afflux de demandes, les entreprises peuvent investir dans les logiciels appropriés.
Dans le même temps, elles peuvent réduire les dépenses liées aux employés chargés de tâches relativement simples et privilégier le recours à des experts plus qualifiés.
Par exemple, les responsables de la conformité peuvent évoluer vers des postes de direction et commencer à gérer des problématiques plus complexes.
L’automatisation intelligente permet aux organisations de trouver efficacement un équilibre entre rapidité et sécurité. Grâce à des solutions avancées et accessibles, les entreprises peuvent se libérer de la charge liée au traitement manuel des documents de chaque utilisateur.
Les équipes de conformité peuvent conserver un contrôle total sur les différents aspects des procédures KYC tout en déléguant certaines tâches élémentaires aux logiciels.
Les organisations peuvent ainsi bénéficier considérablement de cette approche en transformant des processus fastidieux, chronophages et sujets aux erreurs en une expérience numérique moderne et efficace pour leurs clients.
